Limitación de los pagos en efectivo: dudas más habituales

Con la aprobación en 2012 de la Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal:

• Se prohibió el pago en efectivo de cantidades superiores a 2.500 euros, una medida que afecta tanto a autónomos como a empresas y particulares.

No obstante, esta norma sólo afecta a aquellas operaciones en las que alguna de las partes interviene como empresario o profesional, por lo que los pagos en efectivo en las operaciones entre particulares o en entidades financieras son legales.

• De esta forma, los ingresos en efectivo en cuentas bancarias pueden superar esos 2.500 euros.

Recientemente, el Ministerio de Hacienda ha planteado modificar ese límite, rebajando de 2.500 a 1.000 euros el límite máximo para los pagos en efectivo hechos por profesionales, estando pendiente de aprobación la normativa que regularía la rebaja de ese límite.

¿Qué se considera pago en efectivo?

• Los billetes y monedas nacionales o extranjeros.
• Los cheques bancarios al portador.
• Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador (entre los que estarían las monedas virtuales como el “bitcoin”).

¿Qué ocurre si se incumple el límite?

El cobrar o pagar en efectivo por encima de ese límite actual de los 2.500 euros conlleva sanciones. La prohibición es independiente de si se entrega o no factura, y su incumplimiento se sanciona con una multa del 25% del importe abonado, lo que implica que el importe mínimo de la sanción es de 625 euros. Esta sanción tiene carácter solidario, de manera que responderá de ella tanto el pagador como el receptor del dinero y Hacienda podrá exigírsela tanto a uno como al otro.

Los intervinientes en estas operaciones, en las que participe un empresario o profesional, deben conservar los justificantes de pago durante cinco años para acreditar ante la Agencia Tributaria que el cobro o pago se haya realizado a través de alguno de los medios distintos al efectivo.

Para perseguir el incumplimiento, la Agencia Tributaria cuenta con un procedimiento de denuncia de pagos en efectivo a través de la cual una de las partes puede poner en conocimiento ante Hacienda del pago ilegal.  Además, si la denuncia se realiza dentro de los tres meses siguientes al pago el denunciante está exento de responsabilidad en la infracción que corresponda.

Pagos a plazos, fraccionamientos, compras acumuladas mayores de 2.500 euros y otras dudas habituales

Desde su entrada en vigor han surgido algunas dudas sobre cómo debe aplicarse la Ley a situaciones bastante habituales en la actividad empresarial. Así, el tema de los pagos parciales, el ir acumulando compras a un mismo proveedor que superen en conjunto los 2.500 euros o la delimitación del importe de cada operación ha generado numerosas dudas y consultas efectuadas a las administraciones tributarias para esta normativa:

• Fraccionamiento del pago

Uno de los puntos más importantes es si es posible pagar una parte en efectivo y otra a través de transferencia bancaria para eludir el límite. Es decir, si para una operación realizada entre un empresario y un particular con un valor de 3.000 euros podrían entregarse 2.000 euros en efectivo sin infringir la ley. La respuesta es no, ya que, en este caso, no podría abonarse ninguna cantidad en efectivo. Si el importe de la operación supera los 2.500 euros, el pago de una parte en efectivo supondría el incumplimiento de la prohibición. Además, la base de la sanción sería la cuantía pagada en efectivo y no el total del importe.

• Varias facturas por una operación única que requiere varias sesiones de trabajo

Sí se aplica la limitación si las facturas suman los 2.500 euros o más. El fraccionar la facturación de una operación única porque se trate de varias sesiones de trabajo o de varias entregas de mercancía, como por ejemplo la operación de un dentista a su paciente que requiere varias intervenciones, la de un abogado por un mismo asunto con varias fases, etc…, no impide la limitación y por tanto debe sumarse cada factura para ver si el conjunto suma los 2.500 euros o más. Igualmente, si existe un pedido que se suministra parcialmente en varias fechas, debe considerarse la suma de cada entrega parcial, es decir el total del pedido.

• Presupuesto inferior a 2.500 euros que después se supera

En este caso, sí se encuentra limitado y debe realizarse el pago en medio distinto al efectivo.

En el caso de que se hiciera un pago parcial mientras el presupuesto se estimaba inferior, esto no conlleva sanción. Pero desde el momento que se conoce que el presupuesto se ha incrementado siendo igual o superior a 2.500 euros, el resto de los pagos deben realizarse por otro medio distinto del efectivo.

• Compras a plazos

En los pagos a plazos, como puede ser la compra de un automóvil, se tendrá en cuenta el importe total formado por la suma de todos los plazos y no cada uno de manera individual. Lo mismo ocurriría con las operaciones abonadas de manera fraccionada.

• Varias operaciones en un mismo día

En el caso de que un cliente llegue a su tienda y realice una compra que no supera los 2.500 euros y posteriormente vuelve ese mismo día para realizar una segunda compra de tal forma que ambas cifran 2.500 euros o más, no está limitado el pago en efectivo si los bienes no se encuentran relacionados.

Sin embargo, si existe relación entre los bienes que ha adquirido, debe aplicarse la limitación. Únicamente puede evitar la sanción si puede demostrar que no ha podido detectar esta conducta de su cliente, como puede ser el caso de los grandes almacenes, supermercados, etc…

• Compras periódicas que acaban superando el límite

En lo que respecta a las denominadas operaciones de tracto sucesivo, como ocurre con los contratos de suministro o los de arrendamiento, no deben sumarse todas las facturas del año ni de la vigencia del contrato de suministro. La cuantía a tener en cuenta para aplicar o no la limitación se obtiene en función de la facturación y cobro de estas operaciones individualizadas.

Por tanto, en las operaciones de tracto sucesivo cuya cuota sea inferior a los 2.500 euros no será de aplicación la limitación de pagos en efectivo, aunque la suma total de las cuotas abonadas durante el año o durante la duración del contrato fuera superior.

• Factura por recapitulativa por un total de 2.500 euros o superior que incluye varias entregas de mercancía y/o distintos trabajos realizados durante el mes

La normativa de facturación establece la posibilidad de emitir una factura recapitulativa, en la que se incluyan distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

En este caso, habría que considerar el límite de 2.500 euros para cada una de las operaciones individuales, de forma que solo existiría obligación de pagarlas por medios distintos del efectivo aquellas operaciones que superasen individualmente los 2.500 euros. Es decir, que, si en su conjunto superan los 2.500 euros pero individualmente no lo hacen, no se aplicaría la limitación de los 2.500 euros y podría pagarse la totalidad de la factura en efectivo.

Las partes intervinientes en la operación deberían poder justificar el carácter distinto e independiente de las operaciones a efectos de acreditar que la factura recapitulativa no estaba sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo.

• Una factura por los servicios y otra por los materiales

Cuando se contrate un servicio que además requiera materiales, el hecho de dividir la factura en dos (una por el servicio y otra por los materiales que aporta el profesional) no impide la aplicación de la limitación del pago en efectivo y por tanto sí se aplica a la suma de ambas facturas. Esto se debe a que hay que entender que lo que se contrata es el resultado de un trabajo que forma una única prestación económica.

Autónomo societario: ¿jubilarse y cobrar la pensión o seguir gestionando la empresa?

En el apartado de jurisprudencia mencionamos una Sentencia, dictada por el Tribunal Superior de Justicia de Navarra, Sala de lo Social, de 25 de Marzo de 2019, en la que se deniega a un autónomo societario la posibilidad de compatibilizar el cobro del 100% de su pensión de jubilación con su continuidad al frente de su negocio.

Por ello, en este Comentario vamos a analizar el estado de la cuestión.

Respecto a los autónomos que ejercen su actividad como personas físicas la cuestión quedó resuelta por el Art. 214 del Texto Refundido de la Ley General de Seguridad Social, que se denomina "Pensión de jubilación y envejecimiento activo", y que señala que la pensión de jubilación, en su modalidad contributiva, será compatible con la realización de cualquier trabajo por cuenta propia del pensionista si se dan los siguiente requisitos:

2. La cuantía de la pensión de jubilación compatible con el trabajo será equivalente al 50 por ciento del importe resultante en el reconocimiento inicial, una vez aplicado, si procede, el límite máximo de pensión pública, o del que se esté percibiendo, en el momento de inicio de la compatibilidad con el trabajo, excluido, en todo caso, el complemento por mínimos, cualquiera que sea la jornada laboral o la actividad que realice el pensionista.

No obstante, si la actividad se realiza por cuenta propia y se acredita tener contratado, al menos, a un trabajador por cuenta ajena, la cuantía de la pensión compatible con el trabajo alcanzará al 100 por ciento.

La pensión se revalorizará en su integridad en los términos establecidos para las pensiones del sistema de la Seguridad Social. No obstante, en tanto se mantenga el trabajo compatible, el importe de la pensión más las revalorizaciones acumuladas se reducirá en un 50 por ciento, excepto en el supuesto de realización de trabajos por cuenta propia en los términos señalados en el párrafo anterior.

Es decir, el autónomo tiene derecho a compatibilizar la pensión de jubilación y el trabajo, en un 50% o en un 100%, en función de si acredita tener contratado al menos un trabajador por cuenta ajena.

Por el contrario, en el caso de aquellos autónomos que están incluidos en el RETA por su condición de administradores de una empresa con forma de sociedad, los conocidos como "autónomos societarios", la respuesta no es, ni mucho menos, tan clara.

Para el Instituto Nacional de la Seguridad Social, y para Sentencias como la del TSJ de Navarra que hemos mencionado antes, aunque el autónomo societario está incluido en el RETA, nunca puede cumplir el requisito de tener contratado al menos a un trabajador por cuenta ajena porque lo contrata la sociedad, que tiene su propia personalidad jurídica.

En consecuencia, para el INSS, al autónomo societario solo puede reconocérsele la compatibilidad en un 50%; pero no en el 100%.

Sin embargo, esta postura del INSS no es aceptada ni compartida por algunos autónomos societarios, que han cuestionado la misma ante los Juzgados.

Y sobre la cuestión ya se ha pronunciado el Juzgado de lo Social Nº 3 de Oviedo, en Sentencia del 18 de Julio de 2018, en la que el demandante, incluido en el RETA por su condición de Administrador de una S.L., solicita que se le reconozca la compatibilidad del 100% de la pensión, porque la S.L. tiene contratados a tres trabajadores por cuenta ajena.

El Juzgado apunta, en primer lugar, que el Art. 214 de la LGSS ha sido modificado por la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo.

Según la magistrada, esta Ley tiene como finalidad la continuidad de los negocios regentados por autónomos que, a su vez, proporcionen empleo por cuenta ajena.

Y, para garantizar esa finalidad, el Juzgado señala que el Art. 214 de la LGSS no excluye de la "Pensión de jubilación y envejecimiento activo" a los autónomos societarios a que se refiere el Art. 305. 2 b) de la LGSS y que, además, la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social, en una Consulta fechada a 21 de Marzo de 2018, ha señalado que los autónomos societarios incluidos en el RETA por el Art. 305. 2 b) de la LGSS y que hayan celebrado contratos por cuenta ajena en su condición de empresarios, aunque quien contrate realmente sea la sociedad respectiva, SÍ que pueden acceder a la jubilación activa porque la contratación la formaliza el administrador societario; y lo que no parece razonable es que, estando incluido en el RETA precisamente por ser administrador de la sociedad, para poder compatibilizar el 100% de la pensión con la continuidad de su sociedad, se le exigiera llevar a cabo una contratación de un trabajador por cuenta ajena como persona física o empresario individual.

El criterio de esta Sentencia, favorable para el autónomo societario, ha sido compartido por alguna Sentencia de los Tribunales Superiores de Justicia, como por ejemplo, la STSJ de Galicia, Sala de lo Social, de 28 de Mayo de 2019, que reconoce la compatibilidad del trabajo con el 100% de la pensión al autónomo societario que tenga contratado a un trabajador en una sociedad respecto de la que el trabajador autónomo ostente su control efectivo en los términos del artículo 305 TRLGSS.

Sin embargo, la citada STSJ de Galicia contiene un voto particular, que coincide con la Sentencia del TSJ de Navarra, que niega la posibilidad de compatibilizar el trabajo y el 100% de la pensión de jubilación en el caso de los autónomos societarios, porque no es el autónomo el que tiene contratados a los trabajadores, sino que quien realmente los contrata es la sociedad, que tiene personalidad jurídica diferenciada y que no se extingue por el hecho de que el autónomo se jubile.

En definitiva, existe disparidad de criterios entre los Tribunales de Justicia, por lo que habrá que esperar para saber cuál es la reacción del INSS y cuál de las posturas es finalmente confirmada por el tribunal Supremo, si es que la cuestión llega finalmente al Alto Tribunal

¿Quieres calcular tu cuota de autónomo para 2019?

Antes de relacionar los distintos perfiles de autónomos en los que te podrás ubicar y así calcular tu cuota de autónomo para 2019, voy a explicarte las novedades que han sido aprobadas para este año 2019.

Para poder calcular la cuota de autónomo son necesarios dos importes, la base de cotización y el tipo a aplicar. En 2019 tanto la base mínima como el tipo a aplicar han aumentado:

Base mínima: ha aumentado un 1,25% (de 932,70 € a 944,40 €)

Tipo a aplicar: ha aumentado del 29,80% al 30%.

 ¿Esto significa que todas las cuotas de autónomos van a aumentar en este año 2019? Pues no y te voy a explicar el porqué. Hasta el 1 de enero de 2019 la Seguridad Social solo te obligaba a cotizar por una de las coberturas, lo que se llama contingencias comunes, y el resto de coberturas (contingencias profesionales, cese de actividad y formación continua) eran voluntarias. De esta forma si solo optabas por cotizar por lo mínimo, es decir, por las contingencias comunes, se te aplicaba el 29,80% sobre tu base de cotización, y en el caso que eligieras otras coberturas adicionales, tu tipo iba aumentando, pudiendo llegar a más de un 35%.

A partir del 1 de enero de 2019 las coberturas que antes eran voluntarias, ahora son obligatorias, es decir, que todos los autónomos van a cotizar ahora por estas 4 coberturas:

1. Contingencias comunes: 28,30%.

2. Contingencias profesionales: 0,9%.

           a) el 0,46% corresponde a la contingencia de incapacidad temporal,

           b) y el 0,44% a la de Incapacidad permanente, muerte y supervivencia.

3. Cese de actividad: 0,7%.

4. Formación continua: 0,1%.

La suma de los 4 porcentajes es igual al 30% del que hemos hablado antes. Ese es el motivo por el que los autónomos, que tenían contratadas coberturas adicionales que ahora son obligatorias, pasarán de tener un tipo del 32, 33, 34%… al 30%.

A continuación, voy a explicarte cómo calcular la cuota de autónomo en función de los distintos perfiles.

1. Eres un nuevo autónomo y por tanto tienes derecho a la tarifa plana.

Si es la primera vez que te das de alta como autónomo, o han pasado más de 2 años desde tu última baja en RETA (3 años en el caso de que anteriormente ya hubieras disfrutado de esa bonificación) tendrás derecho a la tarifa plana. En la cuota de la tarifa plana, como excepción, sólo se incluyen las contingencias comunes y profesionales, excluyendo el cese de actividad y la formación continua.

Estos son los importes de la tarifa plana en función del transcurso de los meses desde el alta:

1. Del mes 1 al 12: 60,00 €.
2. Del mes 13 al 18: 141,65 €.
3. Del mes 19 al 24: 198,31 €.

2. Eres un autónomo sin tarifa plana y que cotiza por la base mínima.

Si te encuentras en este caso, el importe de tu cuota desde el inicio será de 283,32 €, que es el resultado de aplicar a la base mínima 944,40 € el tipo del 30%.

 3. Eres un autónomo sin tarifa plana y que cotiza por una base superior a la mínima.

Si has decidido cotizar por una base superior a la mínima, podrás elegir la base entre los 944,40 € de la base mínima y los 4.070,10 € de la base máxima. Para calcular tu cuota solo tienes que aplicar el 30% a la base que decidas.

 4. Eres un autónomo con tarifa plana, con fecha de alta en 2017 o 2018 y que cotizas por la base mínima.

Si al empezar 2019 ya estabas de alta en RETA, tu cuota pasará a ser de 60,00 €, 141,65 € o 198,31 €, en función de los meses que hayan transcurrido desde el alta, es decir, si te encuentras en tus primeros 12 meses pagarás el primer importe (60,00 €), si te encuentras en el tramo de 13 a 18, pagarás el segundo importe (141,65 €), y si te encuentras entre los meses 19 y 24, pagarás el tercer importe (198,31 €).

5. Eres un autónomo con tarifa plana, con fecha de alta en 2017 o 2018 y que cotizas por una base superior a la mínima.

Aquí se complican un poco las operaciones. Si partimos de que previamente ya cotizabas por contingencias profesionales, cese de actividad y formación continua, para calcular la cuota, en primer lugar tienes que multiplicar la base que hayas elegido por el 30%. Esa cuota la deberás minorar en los siguientes importes en función de los meses que hayan transcurrido desde el alta:

1. Entre 1 y 12 meses. Deberás minorar tu cuota en 213,81 €.
2. Entre 13 y 18 meses. Deberás minorar tu cuota en 133,63 €.
3. Entre 19 y 24 meses. Deberás minorar tu cuota en 80,18 €.

 ¿Cómo obtenemos estos importes?

Primero calculas a cuánto asciende la cuota que pagarías si solo cotizaras por contingencias comunes (base mínima x 28,3%), es decir, 944,40 € x 28,3% = 267,25 €, y a ese importe le calculas el 80%, el 50% y el 30% respectivamente para cada tramo.

 6. Eres un nuevo autónomo, por tanto tienes derecho a la tarifa plana, y además resides en un municipio de menos de 5.000 habitantes.

Si eres nuevo autónomo y además resides en un municipio de menos de 5.000 habitantes tienes mejores condiciones en tu cuota de autónomo, pero para poder acceder a ellas necesitarás cumplir los siguientes requisitos:

1. En tu fecha de alta en RETA debes estar empadronado en un municipio con menos de 5.000 habitantes conforme a los datos ofrecidos por el padrón municipal.
2. Tramitar el alta en RETA con fecha posterior al 1 de agosto de 2018 (no significa que la medida sea retroactiva sino que se aplica desde la puesta en marcha de los Presupuestos Generales de 2018).
3. En tu modelo de alta en Hacienda, modelo 037/036, debes indicar la dirección donde se va a desarrollar la actividad, que deberá estar ubicada en un municipio de menos de 5.000 habitantes.

Y si cumples estos requisitos, ¿cuánto pagarás?

1. Los primeros 24 meses pagarás 60 € si has elegido la base mínima. Si la base es distinta a la mínima deberás multiplicar tu base x 30%, y minorarla en una  bonificación del 80% (213,81 €)
2. Del mes 25 al 36 tu cuota será de 198,31 €, pero solo si eres autónomo menor de 30 años o autónoma menor de 35 años. Igual que en el caso anterior, si tu base es distinta a la mínima a la cuota de multiplicar tu base x 30%, le podrás deducir una bonificación del 30% (80,18 €). 

7. Eres un autónomo societario.

También ha aumentado la base mínima del autónomo societario a 1.214,08 €, lo que significa que pagarás de cuota mensual 364,22 € en 2019, 7 € más que en 2018.

8. Eres madre autónoma que reemprende su actividad.

Si has sido madre, eres autónoma y tomas la decisión de cesar en tu actividad por motivo de la maternidad, esta medida te ayuda a reemprender tu actividad, pues en el periodo de 2 años después del cese podrás beneficiarte de la tarifa plana.

Realmente se trata de una excepción a la norma general, pues transcurridos 2 años desde el cese de la actividad, cualquier autónomo tiene derecho a la tarifa plana, en el caso de las madres que reemprenden su actividad tendrán derecho a la tarifa plana en cualquier momento sin tener que esperar al transcurso de los 2 años.

 9. ¿Qué es la revalorización automática de la base de cotización?

Cuando tramitas tu alta en el RETA, tienes la opción de elegir tu base de cotización entre la mínima 944,40 € y la máxima 4.070,10 €. Si eliges una u otra, cada año sufrirá una subida, pues normalmente se regula un incremento de ambas.

Pero ¿qué ocurre si has elegido una base intermedia? Por ejemplo, 2.000 €, y quieres que se revalorice, es decir, que cada año suba un porcentaje. En ese caso debes marcar en el proceso de alta la revalorización automática de la base de cotización, y de esa forma cada año te aplicarán un incremento igual al sufrido por la base máxima en ese ejercicio.

Te pongo un ejemplo, la base máxima en 2018 era de 3.803,70, y en 2019 es de 4.070,10 €, luego ha aumentado un 7%, pues bien ese será el porcentaje que aumente tu base en 2019 si tienes marcada la revalorización automática.